Di
dalam suatu perusahaan pastilah diterapkan system yang digunakan untuk
membantu manajemen dalam pengorganisasian. System juga diterapkan untuk
memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pihak internal khususnya.
Pada
kesempatan kali ini, saya ingin menerangkan sedikit mengenai apa itu
model system umum perusahaan dan kegunaan nya bagi perusahaan. Ini
dimaksudkan agar para pembaca mendapat sedikit gambaran mengenai
jenis-jenis system umum yang diterapkan di suatu perusahaan.
definisi model : penyederhanaan dari suatu objek. model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
- model fisik, yaitu penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi
- model naratif, yaitu menggambarkan entitas secara lisan maupun tulisan
- model grafik, yaitu menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau simbol
- model matematika, yaitu sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. keunggulannya adalah ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek
selain memiliki beberapa jenis model, model ini sendiri memiliki bebarap kegunaan, seperti :
- mempermudah pengertian, suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.
- mempermudah komunikasi, suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.
- memperkirakan masa depan, khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
*MODEL SISTEM UMUM
- sistem fisik, merupakan sistem terbuka, yg berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
arus sumber daya fisikyang mengalir :
- arus material
- arus personil
- arus mesin
- arus uang
- sistem konseptual, sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. pengendalian ini dapat dicapai dengan meggunakan suatu lingkaran yang disebut "lingkaran umpan balik" yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya. ada 2 jenis sistem lingkaran, yaitu sistem lingkaran terbuka dan tertutup.
*DIMENSI-DIMENSI INFORMASI
saat para manajer menentukan output yg harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi, diantaranya :
- relevansi
- akurasi
- ketepatan waktu
- kelengkapan
manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja aktual.
"sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting, seperti : manajer, pengolah informasi dan standar"
management by exception ( suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas, dimana jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima )
3 keuntungan dasar management by exception :
- manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
- karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
- perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
- beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas, sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
- suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan
- perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
- manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
sistem konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari : manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
*TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
- Usaha persiapan
- memandang perusahaan sebagai suatu sistem
- mengenal sistem lingkungan
- mengidentifikasi subsistem perusahaan
- Usaha definisi
- bergerak dari tingkat sistem ke subsistem, tujuannya untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
- menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu, seperti : mengevaluasi standar, membandingkan output dengan standar, mengevaluasi manajemen, mengevaluasi pemroses informasi, mengevaluasi input dan sumber daya input, dan mengevaluasi sumber daya output.
- Usaha persiapan
- Pertimbangan alternatif yang layak
- mengevaluasi berbagai solusi alternatif
- memilih solusi terbaik
- menerapkan solusi
- memastikan bahwa solusi tersebut efektif
3 kategori manajer dalam merasakan masalah :
- penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
- mengumpulkan informasi/pencari masalah (problem seeker) : gaya teratur dan gaya menerima.
- menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/pemecah masalah (problem solver) : gaya sistematik dan gaya intuitif.
referensi :
management information system edisi 10 , karangan Raymond McLeod,Jr. dan George P. Schell
Tidak ada komentar :
Posting Komentar
komentarnya yang berguna ya , jangan merusak !