Manajemen sebagai suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara. para manajer memerlukan informasi dalam menjalankan tugas-tugasnya, dan tugas-tugas para manajer berbeda-beda tentunya. perbedaan-perbedaan itu menyebabkan adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual. Sumber daya utama, dalam sumber daya fisik antara lain :
1. manusia
2. material
3. mesin
4. uang
Usaha penataan sumberdaya yang ada didalam manajemen informasi :
•Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
•Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
•Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
*Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara. • Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat.
Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.
*Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Trend Manajemen Data
>Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
>Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
>Ditinjau dari Segi Asal Data
>Ditinjau dari Segi Jenis
Data Trend Komunikasi
>Ditinjau dari Luas Cakupan
>Ditinjau dari Infrastruktur
>Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
>Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
2. PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN MANAJEMEN INFORMASI
Pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan.
Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak.
Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi terdiri dari :
•Manajer
•Non-manajer
•Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
•Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
•Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
•Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Keberadaan manajer ada di berbagai tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
•Bidang fungsional keuangan (Finance)
•Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
•Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
•Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
•Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)
Gambar dibawah ini memperlihatkan hubungan dalam suatu perusahaan manufaktur.
**Keberadaan manajer pada semua tingkatan dan bidang fungsional
Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :
1.Perencanaan (Planning)
2.Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3.Penyusunan Staf (Staffing)
4.Pengarahan (Directing)
5.Pengawasan (Controlling)
3. KOMPUTER SEBAGAI ELEMEN DALAM SISTEM INFORMASI
Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen. Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), proses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :
>Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
>Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.
Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :
>Subsistem; sistem di dalam suatu sistem
>Supersistem atau suprasistem
Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :
>Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik
>Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).
Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :
>Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci >Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik
>Menekankan pentingnya kerjasama antar unit
>Melihat keterkaitan antar unit >Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik
4. EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
* Tahapan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi :
>Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
>Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
>Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
>Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
>Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Seorang Manajer membuat keputusan untuk memecahkan suatu masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan ataupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal ini dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).
MODEL CBIS
5. UPAYA PENCAPAIAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER Upaya pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User Computing, yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri. Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Cara semua sistem dikembangkan selama tahun 1950, 1960 dan awal 1970-an.
o Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer
o Antrian jasa informasi. (Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan resource yang tersedia.)
o Perangkat keras yang harganya semakin murah
o Perangkat lunak siap pakai, semakin banyak.
Peranan Information Specialist berubah, dari sebagai pengembang menjadi hanya sebagai konsultan. CBIS identik dengan organisme hidup yaitu : lahir, tumbuh, matang dan mati. Pengembangan CBIS mengikuti System Life Cycle (SLC), yang terdiri dari :
1.Perencanaan
2.Analisis
3.Rancangan
4.Penerapan
5.Penggunaan
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tsb. terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap-demi tahap yng diberikan oleh para spesialis informasi.
*sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id
*http://www.scribd.com/doc/25248652/Pengantar-Sistem-Informasi-Berbasis-Komputer
*Seri Diktat Kuliah : Sistem Informasi
Manajemen, Gunadarma, Jakarta, 1994.
Tidak ada komentar :
Posting Komentar
komentarnya yang berguna ya , jangan merusak !